一、招商會的前期準(zhǔn)備工作
能否在招商會中取得成功，前期的準(zhǔn)備工作是至關(guān)重要的，只有各個部門通力合作、協(xié)調(diào)一致、準(zhǔn)備得非常充分才能保證招商會的勝利召開。首先需要對整場招商會的目的、經(jīng)過、結(jié)果先進(jìn)行事前預(yù)估，經(jīng)過多次的分析、調(diào)整制定出合理的全部會議流程和詳細(xì)物料配置表、人員工作分配表，然后在公司內(nèi)部進(jìn)行明確分工，專人負(fù)責(zé)每個項目，從而落實工作責(zé)任制，做到有據(jù)可依。所有工作人員前期主要是把各項會議中所需物料支持落實到位，前期的工作做得越細(xì)、全方位考慮，會議中出現(xiàn)差錯的概率也就越低。而市場部所有工作人員的工作重心將集中在分析、了解自己負(fù)責(zé)區(qū)域客戶的具體情況，在招商會正式開始前1周，一定要做好詳細(xì)的客戶電話跟蹤，并落實確定最終到會人數(shù)。
二、招商會現(xiàn)場
招商會議現(xiàn)場氛圍控制非常重要，太熱鬧可能使場面失控，太冷可能使會議失效。而控制會議現(xiàn)場的氛圍最關(guān)鍵的是主持人，因此，在招商會的主持人選擇上也是非常重要的，主持人既要富有激情與親和力，又要熟悉了解行業(yè)內(nèi)的知識，還要靈活的對會場進(jìn)行引導(dǎo)。所以會議前必須要和燈光師、音響師、控場人員先進(jìn)行溝通、彩排，使整個會議的時間與效果都能達(dá)到預(yù)期的要求才算是成功的。而會場各工作小組也要對觀眾區(qū)域、舞臺區(qū)域、后臺區(qū)域進(jìn)行合理布局：觀眾席座位安排、會場的布置、會場區(qū)域各品牌的合理優(yōu)化擺放、廣告公司舞臺燈光音響特效調(diào)試、模特秀的安排。對于突發(fā)事件的發(fā)生，要有應(yīng)急備案，即使發(fā)生突發(fā)事件，也能順利的進(jìn)行我們的招商會議。
三、退場
招商會議結(jié)束后，所有物品的歸位、運輸也非常的重要，后勤組的工作人員就要在事先有計劃、有步驟的的將會場所有產(chǎn)品安全的退場。
四、會議結(jié)束總結(jié)
通過這次招商會議的參與，對招商會議的內(nèi)涵、流程、成敗的因素有了更深一步的了解，招商會議是一種特別意義的營銷公關(guān)工作，也是展開公司組織、控制管理、公司基本素質(zhì)的活動，關(guān)系著公司整體招商活動的成敗及下步營銷運作的順利展開。
在這次會議中，公司整個團(tuán)隊協(xié)作、團(tuán)隊精神是我們值得肯定和贊賞的，同時也要總結(jié)這次會議的不足，從而為下次招商會議的吸取更多的經(jīng)驗教訓(xùn)。
1、會議流程出來的比較晚，現(xiàn)場流程有點亂，時間上有點倉促。會議流程應(yīng)應(yīng)該提前半個月出來初稿，然后再組織討論，提前1星期定稿并發(fā)給所有參會人員準(zhǔn)備。
2、每個負(fù)責(zé)小組應(yīng)確定一個組長，各組組長分工明確，并確定職責(zé)。各組組長應(yīng)該明確自己和組員的崗位和職責(zé)，把工作落實到每一個人頭上，明確職責(zé)，每天盯進(jìn)展并向組長匯報情況，不要有越級分配工作的事情發(fā)生，不然就會出現(xiàn)：同樣的事情會交代給兩個人去做，或者工作沒有人去做，到最后都不知道該聽誰的了。誰的小組出現(xiàn)問題直接找組長，組長進(jìn)行統(tǒng)籌安排處理，并提出解決方案。
3、再就是細(xì)節(jié)上的，廣告公司在燈光布場、現(xiàn)場音樂調(diào)節(jié)、LED顯示屏和電腦PPT都出現(xiàn)了不盡人意的地方，音樂準(zhǔn)備和現(xiàn)場模特走秀不相匹配，出現(xiàn)過幾次冷場的時候，事前未對LED顯示屏和音響設(shè)備、PPT內(nèi)容進(jìn)行彩排演示，導(dǎo)致上臺演講時候屏幕顯示內(nèi)容和演講不匹配。在下次會議中，這些小細(xì)節(jié)都必須在會議開始前進(jìn)行反復(fù)的調(diào)試，確保萬無一失。前期準(zhǔn)備工作人員分工：
1、會議開始前，全體員工會場報到參與布置
(1) 會場、餐廳、住宿預(yù)定：
(2) 印制客戶會場資料、條幅、準(zhǔn)備：
(3) 會場展示用產(chǎn)品、宣傳資料等：（看管產(chǎn)品及講解）
(4) 會場布置：全體員工（接待客戶除外）
(5) 排練會場節(jié)目：團(tuán)隊展示、項目視頻展示、公司、店面展示等
(6) 主持人：（主持、催場、控場、宣布合作方案及秒殺、抽獎、唱單）
(7) 準(zhǔn)備視頻及音樂、電腦播放：
(8) 簽到前臺：財務(wù)行政人員（所有會議資料領(lǐng)取處、刷卡）
(9) 照相機(jī)、投影儀：（提前充好電）
(10) 會議邀約、簽單：業(yè)務(wù)經(jīng)理及配合老師
2、會議制度：
(1) 服裝要求：女員工統(tǒng)一著職業(yè)裝，黑皮鞋；
男員工統(tǒng)一著黑色西裝、白色襯衣、打藍(lán)色或深色領(lǐng)帶。
(2) 儀容儀表：女員工化淡妝，束發(fā)盤起。
(3) 男員工刮干凈胡須、整理好頭發(fā)。
(4) 所有人員統(tǒng)一聽從總指揮的安排，無特殊情況不得調(diào)換崗位，每組主要負(fù)責(zé)人有權(quán)管理本組人員，本組人員必須聽從小組負(fù)責(zé)人安排。
(5) 會議期間先完成本職工作后可積極的參加其他組的工作，不得袖手旁觀，做到相互配合，相互協(xié)作。
(6) 各組負(fù)責(zé)人員全程跟蹤服務(wù)本組客戶并開通手機(jī)。保證手機(jī)不停機(jī)、關(guān)機(jī)，隨時能夠找到所在位置，不得隨意脫崗、串崗。
(7) 除參會員工外，其他所有員工在會議期間不得聚堆閑聊。
(8) 所有員工會議期間不得嬉戲打鬧。
六、會議期間人員分工（所有參會人員 點 酒店集合）
1、統(tǒng)籌：
副統(tǒng)籌：
2、招待簽到處組長：
組員：
負(fù)責(zé)簽到，發(fā)放資料，協(xié)助發(fā)放參會牌及中午用餐券，并提醒顧客退房時間、是否續(xù)住等。
3、會場布置: 組長:
組員: 全體人員
職責(zé)：布置會場，調(diào)試投影、產(chǎn)品展示擺放及看管。
4、會場接待：
部門主管：
成員：
職責(zé)：引領(lǐng)客戶的就餐及住宿，及時解決客戶發(fā)生問題，如果解決不了及時和會務(wù)組的人聯(lián)系。
5、會議期間及會后客戶跟單：各部門主管以及對應(yīng)部門的人員。
6、會場燈光音響：（準(zhǔn)備視頻、音樂、投影儀、筆記本電腦并調(diào)試）。
7、講師助理：（協(xié)助講師完成課程所需要的用具等）。
8、簽單、收取定金：財務(wù)（準(zhǔn)備好收據(jù)和公章）。
