新聞發(fā)布會(huì)，社會(huì)組織在發(fā)生重大具有積極影響的事情時(shí)，向新聞界公布信息，借助新聞提升該組織或者與該組織密切相關(guān)的東西形象。
特點(diǎn)
1.正規(guī)隆重：形式正規(guī)，檔次較高，地點(diǎn)精心安排，邀請(qǐng)記者、新聞界（媒體）負(fù)責(zé)人、行業(yè)部門主管、各協(xié)作
單位代表及政府官員。
2.溝通活躍：雙向互動(dòng)，先發(fā)布新聞，后請(qǐng)記者提問回答。
3.方式優(yōu)越：新聞傳播面廣、報(bào)刊、電視、廣播、網(wǎng)站，集中發(fā)布（時(shí)間集中，人員集中，媒體集中），迅速擴(kuò)散到公眾。
新聞發(fā)布會(huì)的時(shí)機(jī)與主題
（1）恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)：事件前一個(gè)月或兩個(gè)月左右，如滑雪節(jié)12月5日召開，10月中旬召開新聞發(fā)布會(huì)。
（2）合適的主題：主題應(yīng)集中、單一，不能同時(shí)發(fā)布幾個(gè)不相關(guān)的信息。
新聞發(fā)布會(huì)、媒體報(bào)道、新聞稿發(fā)布等向來(lái)是企業(yè)產(chǎn)品推廣、市場(chǎng)公關(guān)必備手段，新聞發(fā)布會(huì)有以下特點(diǎn)：
新聞稿發(fā)布渠道 | 花費(fèi) | 媒體范圍 | 操作難度 | 適用范圍及要求 |
新聞發(fā)布會(huì) | 大 | 廣 | 大 | 大型企業(yè)、重大事件 |
代發(fā) | 小 | 廣 | 小 | 產(chǎn)品推廣、日常公關(guān)、重大事件 |
自建媒體關(guān)系 | 很小 | 小 | 中 | 需要文案專員、媒介專員、費(fèi)用小 |
免費(fèi)投稿 | 無(wú) | 小 | 大 | 稿件創(chuàng)意及質(zhì)量要求高，難以嵌入廣告信息 |
傳媒代發(fā) | 小 | 廣 | 小 | 大中小企業(yè)、產(chǎn)品推廣、速度快、費(fèi)用低 |
準(zhǔn)備
新聞發(fā)布會(huì)一般針對(duì)對(duì)企業(yè)意義重大，媒體感興趣的事件舉辦。每個(gè)新聞發(fā)布會(huì)都會(huì)有一個(gè)名字，這個(gè)名字會(huì)打在關(guān)于新聞發(fā)布會(huì)的一切表現(xiàn)形式上，包括請(qǐng)柬、會(huì)議資料、會(huì)場(chǎng)布置、紀(jì)念品等。在選擇新聞發(fā)布會(huì)的標(biāo)題時(shí)，一般需要注意以下幾點(diǎn)。
1、避免使用新聞發(fā)布會(huì)的字樣。我國(guó)對(duì)新聞發(fā)布會(huì)是有嚴(yán)格申報(bào)、審批程序的，對(duì)企業(yè)而言，并沒有必要如此煩瑣，所以直接把發(fā)布會(huì)的名字定義為“**信息發(fā)布會(huì)”或“**媒體溝通會(huì)”即可。
2、最好在發(fā)布會(huì)的標(biāo)題中說(shuō)明發(fā)布會(huì)的主旨內(nèi)容。如：“某某企業(yè)2005新品發(fā)布信息發(fā)布會(huì)”。
3、通常情況下，需要打出會(huì)議舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和主辦單位。這個(gè)可以在發(fā)布會(huì)主標(biāo)題下以字體稍小的方式出現(xiàn)。
4、有時(shí)，可以為發(fā)布會(huì)選擇一個(gè)具有象征意義的標(biāo)題。這時(shí)，一般可以采取主題加副題的方式。副題說(shuō)明發(fā)布會(huì)的內(nèi)容，主題表現(xiàn)企業(yè)想要表達(dá)的主要含義。如：海闊天空 五星電器收購(gòu)青島雅泰信息發(fā)布會(huì)。[1]
時(shí)間
新聞發(fā)布的時(shí)間通常也是決定新聞何時(shí)播出或刊出的時(shí)間。
因?yàn)槎鄶?shù)平面媒體刊出新聞的時(shí)間是在獲得信息的第二天，因此要把發(fā)布會(huì)的時(shí)間盡可能安排在周一、二、三的下午為宜，會(huì)議時(shí)間保證在1小時(shí)左右，這樣可以相對(duì)保證發(fā)布會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)效果和會(huì)后見報(bào)效果。
發(fā)布會(huì)應(yīng)該盡量不選擇在上午較早或晚上。部分主辦者出于禮貌的考慮，有的希望可以與記者在發(fā)布會(huì)后共進(jìn)午餐或晚餐，這并不可取。如果不是歷時(shí)較長(zhǎng)的邀請(qǐng)記者進(jìn)行體驗(yàn)式的新聞發(fā)布會(huì)，一般不需要做類似的安排。
有一些以晚宴酒會(huì)形式舉行的重大事件發(fā)布，也會(huì)邀請(qǐng)記者出席。但應(yīng)把新聞發(fā)布的內(nèi)容安排在最初的階段，至少保證記者的采訪工作可以比較早的結(jié)束，確保媒體次日發(fā)稿。
在時(shí)間選擇上還要避開重要的政治事件和社會(huì)事件，媒體對(duì)這些事件的大篇幅報(bào)道任務(wù)，會(huì)沖淡企業(yè)新聞發(fā)布會(huì)的傳播效果。[1]
地點(diǎn)
場(chǎng)地可以選擇戶外（事件發(fā)生的現(xiàn)場(chǎng)，便于攝影記者拍照），也可以選擇在室內(nèi)。根據(jù)發(fā)布會(huì)規(guī)模的大小，室內(nèi)發(fā)布會(huì)可以直接安排在企業(yè)的辦公場(chǎng)所或者選擇酒店。酒店有不同的星級(jí)，從企業(yè)形象的角度來(lái)說(shuō)，重要的發(fā)布會(huì)宜選擇五星級(jí)或四星級(jí)酒店。為了體現(xiàn)權(quán)威性，可在人民大會(huì)堂等權(quán)威場(chǎng)所舉行（由于審核程序繁瑣，企業(yè)可委托專業(yè)策劃公司全程策劃籌辦）
酒店有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會(huì)的內(nèi)容相統(tǒng)一。還要考慮地點(diǎn)的交通便利與易于尋找。包括離主要媒體、重要人物的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車是否方便等。
發(fā)布方在尋找新聞發(fā)布會(huì)的場(chǎng)所時(shí)，還必須考慮以下的問題：
· 會(huì)議廳容納人數(shù)、主席臺(tái)的大小、投影設(shè)備、電源、布景、胸部麥克風(fēng)、遠(yuǎn)程麥克風(fēng)、相關(guān)服務(wù)如何、住宿、酒品、食物、飲料的提供、價(jià)錢是否合理、有沒有空間的浪費(fèi)等
· 背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會(huì)議日期，有的會(huì)寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準(zhǔn)。酒店是否會(huì)代為安排。
· 酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等。酒店是否允許布置。當(dāng)?shù)厥腥葜鞴懿块T是否有規(guī)定限制等。[1]
席位
擺放方式：發(fā)布會(huì)一般是主席臺(tái)加下面的課桌式擺放。注意確定主席臺(tái)人員。需擺放席卡，以方便記者記錄發(fā)言人姓名。擺放原則是“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。
很多會(huì)議采用主席臺(tái)只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質(zhì)的會(huì)議是圓桌擺放式。
擺放回字型會(huì)議桌的發(fā)布會(huì)也出現(xiàn)的較多，發(fā)言人坐在中間，兩側(cè)及對(duì)面擺放新聞?dòng)浾?/span>坐席，這樣便于溝通。同時(shí)也有利于攝影記者拍照。
注意席位的預(yù)留，一般在后面會(huì)準(zhǔn)備一些無(wú)桌子的坐席。[1]
道具
最主要的道具是麥克風(fēng)和音響設(shè)備。一些需要做電腦展示的內(nèi)容還包括投影儀、筆記本電腦、聯(lián)線、上網(wǎng)連接設(shè)備、投影幕布等，相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會(huì)前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。
新聞發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌，一般酒店有這項(xiàng)服務(wù)。事先可請(qǐng)好禮儀小姐迎賓。如果是在企業(yè)內(nèi)部安排發(fā)布會(huì)，也要酌情安排人員做記者引導(dǎo)工作。
新聞發(fā)布會(huì)背景板主要襯托出會(huì)議主題，所以在設(shè)計(jì)及選材上一定要慎重考慮，新聞發(fā)布會(huì)主要采用高清晰寫真布，這種材料因?yàn)闊o(wú)異味，不反光和高清晰的特點(diǎn)，所以對(duì)新聞發(fā)布會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)氣氛營(yíng)造和媒體攝像都大有好處。[1]
資料
提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會(huì)前發(fā)放給新聞媒體，順序依次應(yīng)為：
1、 會(huì)議議程
2、 新聞通稿
3、演講發(fā)言稿
4、發(fā)言人的背景資料介紹。（應(yīng)包括頭銜、主要經(jīng)歷、取得成就等）
5、公司宣傳冊(cè)
6、產(chǎn)品說(shuō)明資料。（如果是關(guān)于新產(chǎn)品的新聞發(fā)布的話）
7、 有關(guān)圖片
8、 紀(jì)念品（或紀(jì)念品領(lǐng)用券）
9、 企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片（新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò)）
10、空白信箋、筆（方便記者記錄）
發(fā)言人
新聞發(fā)布會(huì)也是公司要員同媒介打交道的一次很好的機(jī)會(huì)，值得珍惜。代表公司形象的新聞發(fā)言人對(duì)公眾認(rèn)知會(huì)產(chǎn)生重大影響。如其表現(xiàn)不佳，公司形象無(wú)疑也會(huì)令人不悅。
新聞發(fā)言人的條件一般應(yīng)有以下的幾方面：
· 公司的頭面人物之一——新聞發(fā)言人應(yīng)該在公司身居要職，有權(quán)代表公司講話。
· 良好的外型和表達(dá)能力。發(fā)言人的知識(shí)面要豐富，要有清晰明確的語(yǔ)言表達(dá)能力、傾聽的能力及反應(yīng)力、外表包括身體語(yǔ)言整潔、大方得體。
· 執(zhí)行原定計(jì)劃并加以靈活調(diào)整的能力。
· 有現(xiàn)場(chǎng)調(diào)控能力，可以充分控制和調(diào)動(dòng)發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的氣氛。
提問
在新聞發(fā)布會(huì)上，通常在發(fā)言人進(jìn)行發(fā)言以后，有一個(gè)回答記者問的環(huán)節(jié)�？梢猿浞滞ㄟ^(guò)雙方的溝通，增強(qiáng)記者對(duì)整個(gè)新聞事件的理解以及對(duì)背景資料的掌握。有準(zhǔn)備、親和力強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)人接受媒體專訪，可使發(fā)布會(huì)所發(fā)布的新聞素材得到進(jìn)一步的升華。
在答記者問時(shí)，一般由一位主答人負(fù)責(zé)回答，必要時(shí)，如涉及到專業(yè)性強(qiáng)的問題，由他人輔助。
發(fā)布會(huì)前主辦方要準(zhǔn)備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識(shí)。
在發(fā)布會(huì)的過(guò)程中，對(duì)于記者的提問應(yīng)該認(rèn)真作答，對(duì)于無(wú)關(guān)或過(guò)長(zhǎng)的提問則可以委婉禮貌地制止，對(duì)于涉及到企業(yè)秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機(jī)密，一般來(lái)說(shuō)，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取“無(wú)可奉告”的方式。對(duì)于復(fù)雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡(jiǎn)單答出要點(diǎn)，邀請(qǐng)其在會(huì)后探討。
有些企業(yè)喜歡事先安排好媒體提問的問題，以防止媒體問到尖銳、敏感的問題。建議不宜采取。
媒體邀請(qǐng)
媒體邀請(qǐng)的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過(guò)多透露將要發(fā)布的新聞。在媒體邀請(qǐng)的密度上，既不能過(guò)多，也不能過(guò)少。一般企業(yè)應(yīng)該邀請(qǐng)與自己聯(lián)系比較緊密的商業(yè)領(lǐng)域記者參加，必要時(shí)如事件現(xiàn)場(chǎng)氣氛熱烈，應(yīng)關(guān)照平面媒體記者與攝影記者一起前往。
邀請(qǐng)的時(shí)間一般以提前3到5天為宜，發(fā)布會(huì)前一天可做適當(dāng)?shù)奶嵝选Ｂ?lián)系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請(qǐng)的方式。相對(duì)不是很熟悉的媒體或發(fā)布內(nèi)容比較嚴(yán)肅、莊重時(shí)可以采取書面邀請(qǐng)函的方式。
適當(dāng)?shù)刂圃鞈夷羁梢晕浾邔?duì)發(fā)布會(huì)新聞的興趣，一種可選的方式是開會(huì)前不透露新聞，給記者一個(gè)驚喜。“我要在第一時(shí)間把這消息報(bào)道出來(lái)”的想法促使很多媒體都在趕寫新聞。如果事先就透露出去，用記者的話說(shuō)就是“新聞資源已被破壞”，看到別的報(bào)紙已經(jīng)報(bào)道出來(lái)了，寫新聞的熱情會(huì)大大減弱，甚至不想再發(fā)布。無(wú)論一個(gè)企業(yè)與某些報(bào)社的記者多么熟悉，在新聞發(fā)布會(huì)之前，重大的新聞內(nèi)容都不可以透漏出去。
在記者邀請(qǐng)的過(guò)程中必須注意，一定需要邀請(qǐng)新聞?dòng)浾�，而不能邀�?qǐng)媒體的廣告業(yè)務(wù)部門人員。有時(shí)，媒體廣告人員希望借助發(fā)布會(huì)的時(shí)機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，并作出也可幫助發(fā)稿的承諾，此時(shí)也必須進(jìn)行回絕。
影響媒體記者參加新聞發(fā)布會(huì)的幾個(gè)主要因素：
一、是否對(duì)口。綜合性報(bào)紙和財(cái)經(jīng)類報(bào)紙不是涇渭分明，有跨行業(yè)交叉報(bào)道的可能，但是對(duì)于大多數(shù)都市報(bào)的記者而言，這種對(duì)口性是第一要?jiǎng)?wù)。
二、是否有貼近性。是當(dāng)?shù)卣顒?dòng)還是外地政府活動(dòng)？是本地企業(yè)還是外地企業(yè)？是央企還是地方龍頭企業(yè)？都市類媒體更愿意參加具有“本地性”新聞活動(dòng)，比如中央電視臺(tái)和北京電視臺(tái)記者，經(jīng)常會(huì)遇到相互排擠的狀況。
三、是否有新聞性�？旃P頭公關(guān)認(rèn)為，中央媒體、全國(guó)性媒體和地方都市類媒體在新聞性的判斷上是有區(qū)別的，在具備一切新聞要素的前題下，中央級(jí)綜合性媒體更注重報(bào)道傾向于大背景、大主題、大角度的切入，而都市類媒體更多的從易于被普通百度熟知和接受的小角度切入。因此，公關(guān)公司在準(zhǔn)備新聞稿的時(shí)候，最少要有3—5個(gè)版本，并且新聞素材要更豐富。
四、是否有新聞采訪權(quán)。很多新聞發(fā)布會(huì)上出現(xiàn)最多的是平面媒體記者的身影，這是因?yàn)樾吕耍押乳T戶網(wǎng)站沒有新聞采寫權(quán)，只有幾個(gè)主流新聞網(wǎng)絡(luò)像人民網(wǎng)、新華網(wǎng)、千龍網(wǎng)、東方網(wǎng)等有采訪權(quán)，而像新浪、搜狐的商業(yè)網(wǎng)站是沒有采訪權(quán)的，他們提供的內(nèi)容服務(wù)基本上都是“信息集錦”——只能轉(zhuǎn)載，不能獨(dú)創(chuàng)。所以，為了讓新聞發(fā)布會(huì)內(nèi)容第一時(shí)間出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上，邀請(qǐng)網(wǎng)媒記者出席時(shí)應(yīng)區(qū)分清楚哪些能出席，哪些可以原發(fā)，哪些只能轉(zhuǎn)載。
五、主辦單位的身份。如果是政府部門舉辦的新聞發(fā)布會(huì)，那么跑口記者責(zé)無(wú)旁貸。但是由于政府部門的車馬費(fèi)一般較低，記者更愿意出席有實(shí)力、有知名度的大企業(yè)召開的新聞發(fā)布會(huì)�？上攵�，如果即沒知名度，又沒新聞點(diǎn)，那么要靠什么來(lái)吸引媒體了。
區(qū)別
新聞發(fā)布會(huì)，也有人把它叫記者招待會(huì)，其實(shí)這兩者是有區(qū)別的。
新聞發(fā)布會(huì)側(cè)重于發(fā)布新聞，如企業(yè)作出了某項(xiàng)重要的決策、研制生產(chǎn)了某種新產(chǎn)品或推出了某項(xiàng)對(duì)社會(huì)有重要影響的革新項(xiàng)目。企業(yè)若想通過(guò)大眾媒介把這些信息廣泛的傳播出去，就可以舉辦新聞發(fā)布會(huì)。
記者招待會(huì)則有所不同，它不一定是有新聞要發(fā)布，它的主要目的是和新聞媒介公眾進(jìn)行溝通。任何企業(yè)在與社會(huì)各界公眾的交往中，都會(huì)遇到很多錯(cuò)綜復(fù)雜的問題，如本單位與外單位發(fā)生了法律糾紛，企業(yè)受到了顧客的批評(píng)、受到了社會(huì)輿論的譴責(zé)、受到了新聞媒介的公開指責(zé)、受到了某一其他社會(huì)組織的誣告等。當(dāng)這些問題發(fā)生之后，企業(yè)為了挽回影響并爭(zhēng)取輿論界的支持，就有必要招開記者執(zhí)行會(huì)
流程
1.迎賓簽到
2.分發(fā)資料
3.會(huì)議過(guò)程
4.會(huì)后活動(dòng)
5.效果評(píng)估
6.注意事項(xiàng)
新聞發(fā)布會(huì)流程（具體）
新聞發(fā)布會(huì)也是媒體所期待的。在全國(guó)性的媒體調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，媒體獲得新聞最重要的一個(gè)途徑就是新聞發(fā)布會(huì)，幾乎100%的媒體將其列為最常參加的媒體活動(dòng)。由于新聞發(fā)布會(huì)上人物、事件都比較集中，時(shí)效性又很強(qiáng)，且參加發(fā)布會(huì)免去了預(yù)約采訪對(duì)象、采訪時(shí)間的一些困擾，另外，新聞發(fā)布會(huì)一般也會(huì)為記者提供一定的饋贈(zèng)品，所以通常情況下記者都不會(huì)放過(guò)這些機(jī)會(huì)。
第一策劃環(huán)節(jié) ：
一、活動(dòng)開展需求背景
二、活動(dòng)開展應(yīng)遵循的原則與重要任務(wù)
原則：堅(jiān)持活動(dòng)原則
目的：明確活動(dòng)目的
三、發(fā)布會(huì)開展的簡(jiǎn)要框架說(shuō)明
舉辦時(shí)間：待定
地點(diǎn)及方式：待定
參與人員：發(fā)言代表、新聞?dòng)浾?/span>等
舉辦宗旨：發(fā)布一個(gè)新的信息
第二 發(fā)布會(huì)的規(guī)劃
一、前期的活動(dòng)
開展的模式：
需要注意的事項(xiàng)：
二、現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)
效果預(yù)期：
第一 媒體邀請(qǐng)
第二 現(xiàn)場(chǎng)部署及安排
1硬件設(shè)備、資料準(zhǔn)備
2現(xiàn)場(chǎng)人員安排
3通稿（圖片）準(zhǔn)備
注意事項(xiàng)
策劃
在做新聞發(fā)布會(huì)策劃之前，公關(guān)公司要對(duì)新聞媒體議程（媒體的采前會(huì)、編前會(huì)）、新聞傳播途徑、新聞話題設(shè)置、公眾輿論走向、媒體運(yùn)作機(jī)制有深刻理解，同時(shí)對(duì)新聞發(fā)布會(huì)主辦方所在行業(yè)背景、產(chǎn)業(yè)動(dòng)向、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手傳播策略有著透徹的分析和把握，具備這些專業(yè)知識(shí)，才能策劃出好的新聞事件，達(dá)到好的傳播效果。但是，要吸引公眾關(guān)注首先在形式和內(nèi)容上要引起媒體興趣。
一、借勢(shì)當(dāng)前公眾關(guān)注的新聞事件，迎合新聞熱度，釋放相關(guān)性話題。
二、借明星、大腕助陣。
三、結(jié)合宏觀背景、產(chǎn)業(yè)背景、行業(yè)背景，為新聞發(fā)布會(huì)造勢(shì)，為媒體提供更多新聞?dòng)深^和報(bào)道角度。
誤區(qū)
誤區(qū)之一：沒有新聞的新聞發(fā)布會(huì)。有些企業(yè)似乎有開發(fā)布會(huì)的嗜好，很多時(shí)候，企業(yè)并沒有重大的新聞，但為了保持一定的影響力，證明自己的存在，也要時(shí)不時(shí)地開個(gè)發(fā)布會(huì)。造成的后果是，企業(yè)雖然花了不小的精力，但幾乎沒有收成。新聞性的缺乏使得組織者往往在發(fā)布會(huì)的形式上挖空心思、絞盡腦汁，熱鬧倒是熱鬧了，效果卻未見得理想，如果過(guò)于喧賓奪主，參會(huì)者記住了熱鬧的形式，卻忘記了組織者想要表達(dá)的內(nèi)容。
誤區(qū)之二：新聞發(fā)布的主題不清。 從企業(yè)的立場(chǎng)出發(fā)，主辦者恨不得把它的祖宗八代的光榮史一股腦端上去，告訴人家什么時(shí)候得了金獎(jiǎng)，什么時(shí)候得到了認(rèn)證，什么時(shí)候得了第一，什么時(shí)候捐資助學(xué)。但是偏離了主題的東西在媒介眼中，形同廢紙。
又有的企業(yè)在傳播過(guò)程中，生怕暴露商業(yè)機(jī)密，凡涉及到具體數(shù)據(jù)時(shí)總是含含糊糊一談到敏感話題就“環(huán)顧左右而言他”，不是無(wú)可奉告就是正在調(diào)查。這樣一來(lái)，媒體想知道的，企業(yè)沒辦法提供；媒體不想搭理的，企業(yè)又喋喋不休。
案例2
案例3
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