會(huì)展活動(dòng)策劃時(shí)間地點(diǎn)的確定
發(fā)表于：2018/8/8 16:05:54來(lái)源：瀏覽次會(huì)展活動(dòng)策劃展覽中心應(yīng)為各種會(huì)展活動(dòng)提供一個(gè)合適的場(chǎng)地和舒適安全的環(huán)境，并在此基礎(chǔ)上提供卓越和高效率的服務(wù)。
一、展場(chǎng)選擇
用價(jià)參加展覽會(huì)的最終目的是為了在該地區(qū)進(jìn)行市場(chǎng)推廣，所以一定要研究展覽會(huì)的主辦地及周邊輻射地區(qū)是否是自己的目標(biāo)市場(chǎng)，是否有潛在購(gòu)買(mǎi)力，必要時(shí)可先進(jìn)行一番市場(chǎng)
調(diào)查。選擇一個(gè)適合的場(chǎng)地是主辦單位、與會(huì)者和參展商共同的愿望。有很多因素必須在實(shí)地考察之后才能做出最合適的選擇和決定。
(一)影響展場(chǎng)選擇的因素
貨1.人氣指數(shù)會(huì)展就是要吸引觀眾，場(chǎng)地的位置往往對(duì)觀眾或參加者的吸引力產(chǎn)生重要影響，人氣旺的地點(diǎn)會(huì)吸引更多的人來(lái)參加。
2.目標(biāo)受眾或客戶(hù)聚集度 目標(biāo)受眾或客戶(hù)距離展覽場(chǎng)地越近，越方便參加，就越能提高參與者的人數(shù)。
(二)空間與面積
一般情況下，每一個(gè)攤位尺寸為3m x3m, 100個(gè)攤位需要90的凈場(chǎng)地面積，再加上2.4m的展場(chǎng)通道，有時(shí)因?yàn)榉阑鸢踩确矫娴目紤]需3m寬通道。因此通常展場(chǎng)空間計(jì)算大約為凈面積的2倍，如上述90m的凈空間，實(shí)際
就需要1800m的展場(chǎng)面積。有時(shí)還得加上主辦單位的場(chǎng)地或服務(wù)區(qū)等空間。
大部分展場(chǎng)的簡(jiǎn)介中都有展覽區(qū)的總面積。最好與曾經(jīng)在該場(chǎng)地舉辦過(guò)展覽的參展者交流一下相關(guān)情況。展覽區(qū)太小會(huì)給以人擁擠、局促的感覺(jué)，而展覽區(qū)太大又會(huì)給人一種冷清、人氣不旺的感覺(jué)。因此選擇一個(gè)大小適中的場(chǎng)地也是展覽成功的一個(gè)因素。
(三)展場(chǎng)租金
展覽場(chǎng)地不同其租金價(jià)格也有所不同。會(huì)展中心般收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)實(shí)際使用展場(chǎng)面積或每天使用凈面積來(lái)確定。第一種計(jì)算方法按實(shí)際使用攤位的面積計(jì)算，不包括通道，展期是從設(shè)置攤位開(kāi)始一直到展覽結(jié)束后撒展為止; 后一種計(jì)算方式以每天使用的凈面積的價(jià)格計(jì)算，對(duì)于進(jìn)場(chǎng)布置塊位或撤展則不予收費(fèi)或以較低價(jià)格收費(fèi)。一般情況下進(jìn)場(chǎng)時(shí)間為2天，撤展時(shí)間為1天。
但是在一些較高檔的會(huì)展場(chǎng)所，如飯店或會(huì)議中心的展覽以每一個(gè)攤位價(jià)或每天凈面積價(jià)計(jì)算展覽期間租金，布置攤位和撤展另外計(jì)算。也有些展場(chǎng)以每天或每半天來(lái)計(jì)算。在訂立展場(chǎng)合約時(shí)，要注意對(duì)場(chǎng)租、進(jìn)出場(chǎng)等方面的租金進(jìn)行商談。
(四)展場(chǎng)設(shè)備
展場(chǎng)的規(guī)格說(shuō)明和各種設(shè)備的提供一是否有柱子、 樓梯間、出入口、天花板高度、燈光裝置、冷暖氣、地面承重和地面情況都要作為場(chǎng)地選擇的重要考察因素。攤位平面圖須明確標(biāo)明柱子和其他障礙物，如出入口和樓梯等。
新式的展場(chǎng)通常沒(méi)有障礙物，但是存在一些其他的問(wèn)題，如會(huì)議中心天花板高度約為6m≈15m，甚至更高，飯店中心的宴會(huì)廳天花板高度約為4m~ 10m，而且有大吊燈。天花板太低會(huì)影響高度較高的設(shè)備，而且影響聲音的發(fā)散。而展場(chǎng)地面的承重不同，又決定能否展出很重的設(shè)備。大部分展場(chǎng)地面為混凝土，有的鋪地毯，地毯對(duì)吸音和觀瞻方面都會(huì)產(chǎn)生良好效果。
燈光、電力設(shè)備在展場(chǎng)是必須的，有些展覽中所需的煤氣、空調(diào)、冷熱水、蒸汽、排水等各方面的參數(shù)也必須了解清楚，大部分展覽場(chǎng)地、會(huì)議中心都會(huì)有詳細(xì)的說(shuō)明供參考。
(五)展場(chǎng)人員的專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)特
展場(chǎng)業(yè)務(wù)人員會(huì)提供各種會(huì)場(chǎng)資料并提出建議。如果業(yè)務(wù)人員經(jīng)驗(yàn)不足或?qū)φ箞?chǎng)了解不夠，則可能提供錯(cuò)誤信息;如果會(huì)展中心服務(wù)協(xié)調(diào)人員有經(jīng)驗(yàn)、有組織能力和容易溝通，則可以為選擇者節(jié)省很多時(shí)間和精力，提高選擇過(guò)程的效率，也會(huì)把可能發(fā)生的錯(cuò)誤降到最低。
其他人員如維護(hù)人員、餐飲人員、展場(chǎng)工作人員的素質(zhì)都可能對(duì)展覽的成功與否起到關(guān)鍵作用。
(六)展場(chǎng)的環(huán)境
展場(chǎng)在城市中所處的位置也常常影響參會(huì)者的判斷及展覽效果。 另外要特別注意展場(chǎng)的維修， 檢查環(huán)境是否整潔。
