活動策劃落地執(zhí)行場地相關(guān)問題答疑綜合
發(fā)表于：2018/6/13 14:30:27來源：瀏覽次在活動策劃落地執(zhí)中，會出現(xiàn)各種各樣的一些問題，本文由活動策劃公司根據(jù)現(xiàn)場總結(jié)出一些問題以及答案，可以借鑒。
問: 什么時候使用場地?
答:要非常清楚使用場地的確切時間并確保在合同里注明，以免以后產(chǎn)生誤解。要記住，現(xiàn)在與你合作的人以后不一定在場，在活動策劃過程中，你可能會依次和銷售部到業(yè)務(wù)部再到活動現(xiàn)場的工作人員一一打交道，因此，活動進(jìn)程中的每一步都要落實(shí)成書面文字。
問: 安裝設(shè)備的時間是否夠用?
答: 如果你需要的設(shè)備安裝時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于場所提供的時間，那么可以將活動中餐飲的收入作為協(xié)商砝碼，來換取延長安裝時間方面的實(shí)惠。記住，雖然他們從你的活動中獲益，但要求他們?yōu)槟愕幕顒佣娱L停業(yè)時間，就會使他們損失餐飲方面的收入。如果有額外補(bǔ)償，他們或許會允許延長安裝時間。除了解安裝的要求外，還要知道在搬運(yùn)設(shè)備、安裝、排練時，活動場地還有哪些安排。這些都會影響到你的時間安排。
某舉辦新車發(fā)布會的場地，將新車搬入活動會場的必經(jīng)之地卻被另一個活動預(yù)訂了。為此，我們的活動只好改到了另一個可以保留24小時的房間，而這個房間是否便于汽車進(jìn)出非常關(guān)鍵( 因?yàn)殚T需要足夠?qū)?。這一關(guān)鍵的物流需求在簽訂合同之前就要弄清楚，不要等到活動當(dāng)天再去落實(shí)。
確保在合同中列出你需要使用會場的具體時間，并約定在你之前的活動結(jié)束后，對會場進(jìn)行清理，并使其恢復(fù)到事先商定好的狀態(tài)。
問: 場地原有家具或固定設(shè)施需要搬走嗎?
答: 尋找活動場地時，不要局限于其家具或國定設(shè)施。多數(shù)場地都同意將家具或設(shè)施搬出去存放在他處，以便接待更多的客人比如吊燈，有可能與裝飾的主題不符，影響音像設(shè)備或者燈光設(shè)備的使用。在合同中詳盡地列出需要搬走的家具以及你將會承擔(dān)的費(fèi)用。
問: 搬運(yùn)家具需要額外開銷嗎?
答: 請員工搬運(yùn)家具和設(shè)施，除去工會的費(fèi)用(如工作餐費(fèi)、起價量等)之外，還要支付其他費(fèi)用。如果場地沒有儲物空間，就要用貨車來存放不需要的家具和設(shè)施一整夜或者更長的時間，這取決于數(shù)運(yùn)設(shè)備、安裝、排練、設(shè)備析除及報出所需的時間你的活動結(jié)束后，還要再把原會場的家具搬回來，為此也要支付一定的勞務(wù)費(fèi)和其他相關(guān)物流費(fèi)。為防止家具的損壞成丟失，確保給家具辦理適當(dāng)?shù)谋ｋU。另外需要注意的是給裝卸貨的貨車辦理停車許可。
問: 在活動前、活動中及活動后需要安排清潔人員嗎?
答: 不要以為場地方會提供免費(fèi)的清潔服務(wù)。雖然這一條款可以協(xié)商，但你要在簽訂合同之前弄清楚。
問: 按規(guī)定場地可容納多少人?
答: 了解并遵守場地的額定容量非常重要。使嘉賓人教最大化的其中一個方法是分時段邀請。例如，在請束中寫上早、中晚的活動時間排。這種情況下，每次活動都要有正式的開幕與閉幕儀式，確保所有的客人都會在下一場活動開始前離開。這樣做也有一弊，那就是如果活動時間不具體，內(nèi)容沒區(qū)別，則無法控制客人的離開時間。
某位高級活動的策劃人遭遇的是另一種問題，當(dāng)時會場人滿為患，需要動用消防部門和警務(wù)部門來控制局面，活動差點(diǎn)取消他們告訴客戶說貴賓素質(zhì)高，不會違反請柬上的要求。第一組請柬要求第一組客人晚上6點(diǎn)到10點(diǎn)參加活動，第二組請柬的活動時間是晚上8點(diǎn)到12點(diǎn)。有經(jīng)驗(yàn)的策劃人一定猜到了結(jié)局。第一組客人因?yàn)楹⒆油娴谜_心而不想離開。
當(dāng)活動進(jìn)入高潮，客人玩得很開心的時候，你怎么強(qiáng)迫第一組客人10點(diǎn)鐘離開呢? 即使你可以通過明顯的標(biāo)記輕易識別客人是屬于哪一組，但是如果客人遲遲不走，難道你還真要下逐客令嗎?
必須遵守會場的容納量，或者分別舉辦兩次或多次活動，這不僅可以保護(hù)客人的安全，而且合乎法律，從而避免了一旦發(fā)生任何事情，客戶公司、你的公司以及你自己因超員而受到起訴。這種情況的確發(fā)生過。一家租來舉辦私人活動的夜總會著了火，死了很多人。一家舞廳因超重而造成地面塌陷，造成了死傷。某包租的小船因船上人太多，超過其負(fù)荷而翻船，奪去了很多人的生命。
有很多增加容客量的好辦法。場地的容客量有時是由衛(wèi)生間設(shè)備的數(shù)量決定的。例如，如果場地跟一個辦公樓相連，就可以采取增加安保人員的方法開放那里的衛(wèi)生間。另外，也可以租用高檔流動衛(wèi)生間設(shè)施。
客人的舒適程度也需要格外關(guān)注。如果過于擁擠，或者總是要排隊上廁所，他們肯定會失望地離開。
問: 什么是區(qū)域管制? 有什么該注意的限制或規(guī)定嗎?
答: 了解什么能做什么不能做。你需要跟當(dāng)?shù)毓芾聿块T——消防、衛(wèi)生、警察和市政工作人員一一聯(lián)絡(luò)好。比如，如果活動需要使用繩控?zé)釟馇�，就得與附近機(jī)場達(dá)成有關(guān)飛機(jī)禁飛區(qū)的書面協(xié)議，這樣可以避免潛在的飛行危險。某公司想要舉辦一個加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)的水上活動，首先要得到港口警察的允許。為了保證活動的順利進(jìn)行，救援船只、救援人員以及隨時備用的教援醫(yī)療都需要計入活動預(yù)算。
問: 有噪聲限制嗎?
答: 如果活動場地在居民小區(qū)內(nèi)，就可能會有噪聲限制。這會影響到活動的結(jié)束時間。了解在哪里可以播放音樂以及音量可以調(diào)到多大等事宜。例如，某環(huán)境優(yōu)美迷人的城堡，用來舉辦夏季戶外活動是再適合不過了。但由于其地處居民區(qū)，晚上10點(diǎn)以后在花園里就不得再進(jìn)行現(xiàn)場歌舞表演或播放錄音了，并且對于音量也有特別規(guī)定。度假村對私人戶外活動也有嗓聲方面的規(guī)定，因?yàn)樗麄儾幌Ｍ麡逢牭谋硌輹r間太晚而打擾其他客人。
問: 需要購買什么保險來保護(hù)客人、客戶、你的公司和你自己?
等: 向活動會場、供應(yīng)商了解保險需求，并與客戶客戶公司律師、所有的人和物都在保險的保護(hù)條款之內(nèi)。確保遵循一切保護(hù)程序。例如，對于團(tuán)隊建設(shè)的公司活動，必須讓客人簽署免責(zé)書。
切記，如果客人參加體育活動，要在活動后而不是活動前供應(yīng)酒水飲品。
問: 員工的經(jīng)驗(yàn)水平如何?
答: 你肯定想擁有最優(yōu)秀、最有經(jīng)驗(yàn)、最專業(yè)的員工。花些時間到活動會場去了解，看是否還存在任何問題。餐廳服務(wù)員可以戴耳環(huán)、戴唇環(huán)或染發(fā)嗎? 主辦公司的形象如何? 是否與公司一貫的形象相一致? 與高層管理部門討論所涉及的各項禮儀。明確為活動設(shè)定的基調(diào)。需要員工表現(xiàn)得友好活潑還是矜持穩(wěn)重? 管理部門要向員工進(jìn)行說明。
在執(zhí)行流程表中要記錄下所有事宜。如果不能保證員工的整體形象與客戶的形象相一致，則需另覓其他會場。在活動當(dāng)晚布置工作結(jié)束前，請管理部門通知相關(guān)人員做活動前的最后檢查，并把員工介紹給主要聯(lián)系人，通常就是活動策劃人�；顒硬邉澣丝山璐藱C(jī)會向全體員工就其為活動的成功已做出的和將做出的努力表示感謝。
問:他們之前是否經(jīng)辦過類似規(guī)模的活動? 規(guī)模具體有多大?
答: 多方咨詢并與在該活動會場工作過的供應(yīng)商探討。向其了解之前的活動哪些方面做得不錯，哪些方面有待改進(jìn)。在某個時間段而并非一整天)的私人活動中，最多接待了多少客人? 他們帶給客人怎樣的體驗(yàn)?
要求提供證明并詳細(xì)說明。他們曾經(jīng)同誰合作，又取得過什么成績? 將雙方前客戶和供應(yīng)商的姓名和聯(lián)系方式留下來。
問: 作為特殊活動的策劃人，你之前有沒有在這種場所舉辦過類似規(guī)模的活動?
答: 你或你的公司有什么切身體驗(yàn)? 如果你之前舉辦的只是較為小型的活動，那就要了解舉辦一場超過2000人的大型活動需要請誰來幫忙。
不要抱有投機(jī)取巧的想法。最好向在這方面有成功經(jīng)驗(yàn)的人士請教，而不要勉為其難地去做�？梢哉堄袆�(chuàng)意的導(dǎo)演來加盟，為你提供創(chuàng)新設(shè)計和物流服務(wù); 與你的策劃小組合作，獲取他的專業(yè)知識的支持。
一家通常不提供包場酒宴服務(wù)的餐廳，在其他會場舉辦的籌款活動中承接了酒宴服務(wù)，雖然說他們的餐廳服務(wù)達(dá)到了五星級標(biāo)準(zhǔn)，但是在該活動中，他們的服務(wù)卻有失水準(zhǔn)。酒宴服務(wù)和餐廳服務(wù)是兩個概念。酒宴服務(wù)人員通常會在同圍巡視，及時為客人換上千凈的杯子和盤子。在物流工作安排不到位的情況下，這一點(diǎn)就顯得尤其重要。如果在立式招待會上沒有事先規(guī)定把用過的餐具放在哪里，那么客人就會隨意放置了。酒宴服務(wù)人員本能地知道什么時候該撒掉杯子或遞上紙市，這種細(xì)心周到的服務(wù)和給當(dāng)?shù)亩Y僅是活動成功的基本要素。
問: 某些物品是否需要收走?
答: 如果在活動會場有平時擺放出售的物品，那么要把它們拿走并放到客人看不見的地方，否則客人 會誤以為是活動用品，而你則不得不為此買單。某籌款活動中，客人把架子擺放的商品都當(dāng)成免費(fèi)樣品帶走了。
問：消防安全方面有哪些規(guī)定你需要辦理什么許可證?活動會場須持有什么許可證？
答:必須了解各相關(guān)規(guī)定以及由誰負(fù)責(zé)辦理哪種許可證。別以為活動會場會為你提供所需要的一切。你可能會需要酒水經(jīng)營許可證、酒吧延時關(guān)門許可證(在特殊場合可能需要用到) 或帳篷使用許可證。所有許可證都要備份存檔。
你還要了解消防局所允許的場地最大容納量以及搬走家具或增添衛(wèi)生間設(shè)施對會場產(chǎn)生的影響。要記住，保證活動人數(shù)不超過會場最大限量是你的責(zé)任，而不是會場的責(zé)任。為了安全起見，都有哪些消防通道? 必須保證其暢通無阻。另外，是否需要設(shè)置清晰的安全出口標(biāo)志?
找到新穎的場所和設(shè)計獨(dú)特的活動內(nèi)容可以創(chuàng)造出令人難忘的情景，你希望舉辦的每次活動都成為到場客人一年中最難忘的時刻。要勇于嘗新，但之前必須做足功課，做好計劃和準(zhǔn)備，必要時聘請專業(yè)人士。不要把活動局限于宴會廳，要盡量營造出神奇的效果，但首先要對活動策劃與執(zhí)行的所有相關(guān)情況提前進(jìn)行準(zhǔn)備。記住，不要放過任何細(xì)節(jié)，如活動場所的地毯要不要送去清洗? 衛(wèi)生間是否符合標(biāo)準(zhǔn)? 涂漆是否完好? 墻紙呢? 每一方面都不容忽視。這樣做十分必要。要創(chuàng)造出客人自己無法效仿的活動，并盡量使活動與眾不同。
